aha önce SAP Dünyası’nda Bir Kelebek Etkisi: Veri Zenginleştirme ’ye CDQ Çözümü konumuzda VAT doğrulama ile veri kalitemizi nasıl artırabileceğimizden bahsetmiştik.

Bugün ise Avrupa Komisyonunun bize VAT doğrulama için ücretsiz olarak sağladığı bir servis hizmetinden ve bu servisin veri kalitemizi nasıl arttıracağından bahsedeceğiz. Ardından, örneklerle ana veri yönetiminde bunu nasıl kullanabileceğimize bakacağız.

VAT Bilgisine Neden İhtiyaç Duyarız?

Vat numaraları, vergi ve mali işlemleri belirlemek, güncellemelerde bize yol göstermek ve uygulama kolaylığı sağlamak amacıyla kullanılan bir araçtır. Vat numaraları SAP içerisinde kurumsal bir kimlik yaratırken olmazsa olmaz girdilerimizden bir tanesidir.  Bundan dolayı, Avrupa Birliği içerisinde vergi muafiyeti için mal ya da hizmet faturalarında VAT numaralarını kullanırız.

VAT numaraları 15 karakterden oluşur ve alfa numeriktir ve her müşteri, satıcı ya da şirket için VAT bilgisi girilebilir.

Aynı zamanda bu numaraların başında ülke kodları yer almaktadır. Örnek vermek gerekirse Almanya için VAT numarası “DE” ile başlar. Bu sayede VAT numaralarının hangi ülkeye ait olduğunu belirleyebiliriz.

VAT numaraları SAP içerisinde müşteri, satıcı ya da şirket ana verilerini oluştururken önemli bir rol oynamaktadır. Başarılı bir süreç yönetmek istediğimizde bu verinin doğrulanması önemlidir. Kullanıcı, bu süreci fiziksel olarak Avrupa Komisyonu sitesinden kontrol etmeli ve doğruluğunu gözden geçirmelidir. Ancak bu durum çok vakit alır ve üstelik manuel olarak girilmesi gerektiğinden bazı hataların ortaya çıkması çok olasıdır.

VAT Servis Kullanımı

Vat bilgisini neden kullandığımızdan bahsettikten sonra, bu servisten nasıl faydalanabileceğimize kısaca bakıp MDG ile arasındaki ilişkiyi somutlaştıralım.

Servisi kullanmaya başlamadan önce Avrupa Komisyonu sitesini ziyaret ederek VAT servisine ait WSDL uzantılı dosyayı indirmeliyiz.

Aşağıdaki linkten WSDL dosyasına erişebilirsiniz.

http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/checkVatService.wsdl

WSDL dosyasını indirdikten sonra SoapUI programı ya da başka bir araç yardımıyla servisimize göz atalım.

Yukarıda paylaşmış olduğum linki SoapUI’da  bir SOAP projesi oluşturarak, initial WSDL alanına paylaşmış olduğumuz linki girelim.

Daha sonrasında sol tarafta gelen servislerden checkVat olanı seçelim. Biz VAT numarasının doğruluğunu kontrol edeceğimiz için bu servisi kullanıyor olacağız.

Örnekte görüldüğü üzere, ülke kodu ve VAT numarası yolladığımızda bize bu VAT numarasına ilişkin adres ve firma bilgisi gelmekte.

Bunun yanı sıra <valid> tagi ile arattığımız VAT numarasının Avrupa Birliği içerisinde geçerli olup olmadığını kontrol edebiliriz. Avrupa Komisyonunun bize sağladığı servisin kullanımı kısaca bu şekilde.

 Raporlama ve MDG’de VIES (Avrupa Birliği VAT Doğrulama Sevisi) Kullanımı

Kullanımına ilişkin hazırladığımız örnek raporda, bir excel dosyasında bulunan VAT numaralarının onaylı olup olmadığına bakacağız. Geçerli olmayan VAT numaralarını böylelikle tespit edip gerekli aksiyonu çok kısa sürede alabileceğiz.

Burada görüldüğü üzere Excel formatından yüklediğimiz farklı ülkelere ait verileri birkaç saniye içerisinde sorgulamış olduk ve bu numaralar içinde geçersiz olanları ekranda listeledik.

Benzer bir program ile amaçlarınıza yönelik daha detaylı raporlamalar da yapılabilir. Örneğin sistemdeki firma isminin ya da adres bilgisinin doğruluğu da vergi numarası yardımıyla kontrol edilebilir.

MDG’de VIES Kullanımının Faydaları

Vergi kimliği bir şirket için en önemli ana verilerin başında gelmektedir. Bu konuyla ilgili daha önce yukarıda VAT bilgisinin önemine ve kullanımına ilişkin bilgiler verdik.

Bazı durumlarda kullanıcının yetersiz kaldığı, büyük hacimli işlemler yapmak gerekebilir. Bu işlemler sırasında hatalara ne kadar göz yumabiliriz?  Bilindiği üzere, yaptığımız işlerde beklentimiz en az hata olmasıdır.  Örnek vermek gerekirse; iki farklı sistem arasında veri aktarımı yaptığımızı düşünelim,  verileri aktardığımız sistemde sadece güncel verilerin yer almasını bekleriz. Binlerce kayıt olduğunu göz önünde bulundurursak, geçerliliğini kaybetmiş şirketlere ait verilerin tek tek doğrulanması zaman, mali kayıplar ve kullanıcı kaynaklı hatalara yol açacakken, VAT doğrulama servisiyle bu kayıpların önüne geçmiş oluruz.

SAP içinde Avrupa Komisyonunun sağladığı servisi kullanarak, yaptığımız rapor ile birkaç doğrulama işlemine göz atmıştık. Burada VAT servisin sağladığı bazı faydalardan bahsetmiştik.

Peki, MDG ile birleştirdiğimizde bu çalışmanın faydaları nelerdir?

• Müşteri ve satıcı için geçerliliği doğrulanmış veri girdisi
• Kaliteli ana veri
• Sorunsuz ticari işlemler
• Doğrulamalar için fiziki efor gerektirmeyen işlemler
• Fiziksel girdilerden kaynaklı insan hatalarından arındırılmış işlemler

VIES’in MDG’de Kullanımı

VAT servisinin, maliyetlerimizi dolaylı yoldan düşürmede önemli bir yol izlerken, aynı zamanda veri kalitemizi de artırmakta önemli bir fayda sağladığını aşağıdaki örnek ile açıklayalım.

Şöyle bir senaryo düşünelim; bir kullanıcı, MDG’de oluşturduğu değişiklik talebine herhangi bir vergi numarası girdiğinde servis yardımıyla aşağıdaki bilgilere ulaşabilsin;

• Adres bilgisi
• Firma adı bilgisi
• Vergi numarasının doğruluğu

Vergi numarası girildikten sonra, yukarıdaki alanlarda herhangi bir değişiklik olursa, aynı servis tekrardan çalışacak ve doğrulanan veriler ekranda tekrar gösterilecektir. Bu sayede kullanıcı, girdiği verilerin doğruluğunu birkaç saniye içinde kontrol etmiş olur. Kullanıcı onayladıktan sonra, servisten dönen bilgiler ekrandaki gerekli alanlara otomatik olarak işlenir.

Bu senaryoyu bir örnek ile açıklamak gerekirse aşağıdaki görselleri inceleyebiliriz.

Öncelikle, yeni bir vergi numarası ekliyoruz.

Ardından, “ENTER” ile servisin tetiklenmesini sağlıyoruz.

Daha sonra, servisten dönen sonuçlar aşağıdaki gibi bir popup pencerersinde kullanıcının onayına sunuluyor.

Eğer kullanıcı bu bilgileri onaylarsa adres alanı ve BP (business partner) ye ait isim verisi otomatik olarak dolduruluyor.

Görüldüğü üzere hem pratik bir şekilde sadece vergi numarası girerek diğer alanların dolmasını sağladık hem de girmiş olduğumuz VAT numarası onaylı olduğu için kullanıcı hatası olmadan doğru bir şekilde işlenmiş oldu. Böylelikle, basit bir uygulamayla servisin faydalarından bahsetmiş olduk.

Bu yazımızda VAT numarasının önemine ve SAP MDG’de kullanımına ilişkin örneklere değinerek ufak bir dokunuşla veri kalitenizi nasıl arttırabileceğinize değindik. Bunun yanı sıra, bu ücretsiz servisi kullanarak, sistemimizi gereksiz, eskimiş ve zaman aşımına uğramış verilerden kurtarmak mümkün.